バーチャルオフィスの必要性とは？何を目的に使用するケースが多い？

バーチャルオフィスとは、実際の事務所は持たずに、住所や電話番号等をレンタルすることが出来るサービスです。

個人事業主やスタートアップオーナーには広いオフィスが必要ないため、実はとても重宝されている存在なのです。

　

とはいえ、バーチャルオフィスはレンタルオフィスやコワーキングスペースと比較するとまだあまり浸透していないこともあり、その利用目的のイメージがつかない方もいるのではないでしょうか。

この記事では、バーチャルオフィスがなぜ必要なのか、その利用目的をご紹介します。

バーチャルオフィスはなぜ必要？

バーチャルオフィスを利用する目的は事業によって異なります。

一時の利用として契約する場合もあれば、事業が法人化され規模が大きくなるまでは継続的に利用したいという場合もあります。

これらの理由について、以下では深掘りしていきます！

理由1：初期費用を抑えて開業するため

都内で電話番号や受付業務の代理等一般的なサービスを持ったバーチャルオフィスの場合、月額4,000～7,000円程度で利用することが出来ます。

また、事業所そのものだけでなく、会議室のホワイトボードやプロジェクター、ウォーターサーバー、コピー機、固定電話等事業に必要な様々な設備を購入する必要がなくなります。

事業所を賃貸するとなれば毎月数十万かかり、はじめは敷金礼金もかかることを考えると、非常に低いコストで開業できることが分かります。

日本政策金融公庫総合研究所が発表した「2022年度新規開業実態調査」によると、開業時に苦労したの第一位は「資金繰り、資金調達」となっています。

少しでも初期費用を減らすことで、資金調達の労力を削減することができます。

理由2：複数エリアに安く拠点を設けるため

事業所を複数エリアに持ちたい場合、その分家賃も拠点分かかり、毎月の固定費を圧迫します。

しかしバーチャルオフィスでは月々料金が圧倒的に安いため、複数の拠点を持ちやすくなります。

拠点が複数にあることで、採用の幅も広がります。また、客先に出向いて仕事することが多い場合にも、複数拠点があると便利でしょう。

理由3：自宅住所を知られることなく開業するため

個人事業主だと、事業の拠点が自宅ということも珍しくありません。

Webサイトや名刺、契約書・請求所などに自宅住所を記載することに抵抗がある場合に、バーチャルオフィスでレンタルした住所が役に立ちます。

またクライアント側としても、自宅住所の記載よりも社会的信頼のある住所が記載されていた方が信頼感や安心感のアップに繋がります。

理由4：転居の際の手続きを簡素化するため

事業所の移転に伴い、一時期だけ利用したい場合などにもバーチャルオフィスは便利です。

一時的な利用のために敷金礼金を払ったり、保証人を立てたり、期間によっては違約金を払ったりするのは大変ですよね。

そんな時にバーチャルオフィスであれば、本人確認書類の提出と事業内容の証明を行うことで3日程度で契約を結ぶことが出来ます。

理由5：開業届や法人登記に利用するため

個人事業主が事業を開始する際、開業届を税務署へ提出する必要があり、その際に事業所の住所が必要になります。

賃貸マンションに住んでいる場合、商業利用自体が禁止されていることがほとんどであるため、バーチャルオフィスの住所を開業届に記載することになります。

また、バーチャルオフィスはビジネスに必要な出費として認められるため、利用料を経費として計上することが可能です。

　

個人事業主がバーチャルオフィスを利用するメリット・注意点をわかりやすく解説 では、個人事業主に特化してメリット・デメリットを徹底解説しています。ぜひあわせてご覧ください！

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理由6：事務作業を外部に依頼するため

バーチャルオフィスでは、受付業務や電話応対、郵便物の受取・転送などの事務作業を担ってくれる場合もあります。

月額費用に含まれている場合とオプション料金として数千円支払う場合がありますが、いずれにしても受付や電話応対のために人を雇った場合の人件費よりは安く抑えることが可能です。

電話応対や郵便物転送は、営業等外出が多かったり、多忙な方にとっては魅力的なサービスです。

まとめ

今回は、バーチャルオフィスの利用目的をご紹介しました。いま一度、なぜ利用するのかを振り返ってみましょう。

レンタルオフィスやコワーキングスペースとは異なり、作業スペースを持たないことが特徴ですが、その分必要最低限の初期費用に抑えることが出来ます。

基本的な作業はオフィスである必要がないが住所だけ欲しい、または会議や来客時だけは対面する場所が欲しい、という現代の働き方ののニーズにあったサービスですね。

利用目的のうち、事業に合致しそうなメリットがあれば是非利用を検討してみてはいかがでしょうか。